Veranstaltungs-CMS & Ausstellerportal
Zentrale Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Veranstaltern und Ausstellern — vom Onboarding bis zur Social-Media-Veröffentlichung.
Was ist das?
Das Veranstaltungs-CMS & Ausstellerportal ist eine Softwarelösung, die Messeveranstalter, Eventagenturen und Organisationen mit wiederkehrenden Veranstaltungen bei der Zusammenarbeit mit ihren Ausstellern unterstützt.
Aussteller liefern Informationen und Medien über ein eigenes Portal. Veranstalter bündeln diese Inhalte, bereiten Beiträge vor, prüfen Freigaben und organisieren die Veröffentlichung über einen gemeinsamen Redaktionsprozess. So entsteht aus vielen einzelnen Beiträgen ein koordinierter, einheitlicher Veranstaltungsauftritt.
Typische Herausforderungen
Bei Veranstaltungen mit vielen Ausstellern entstehen schnell komplexe Kommunikations- und Koordinationsaufgaben:
Verstreute Informationen
Texte, Bilder und Kontaktdaten liegen in E-Mails, Chat-Nachrichten und verschiedenen Dateien — oft unvollständig oder veraltet.
Hoher Koordinationsaufwand
Rückfragen, Nachforderungen und Abstimmungen binden viel Zeit — sowohl beim Veranstalter als auch bei den Ausstellern.
Uneinheitlicher Auftritt
Ohne zentrale Steuerung entstehen Beiträge in unterschiedlichen Formaten und Stilen — der Veranstaltungsauftritt wirkt unkoordiniert.
Komplexe Social-Media-Planung
Beiträge für verschiedene Plattformen und Formate müssen geplant, vorbereitet und zeitlich koordiniert werden — oft unter Zeitdruck.
So funktioniert es
Der Prozess führt vom Aussteller-Onboarding über die Inhaltsvorbereitung bis zur geplanten Veröffentlichung:
Aussteller-Onboarding
Aussteller erhalten Zugang zum Portal und erfassen ihre Unternehmensinformationen, Texte und Kontaktdaten selbstständig.
Medienlieferung & Aufbereitung
Bilder und Videos werden hochgeladen und für verschiedene Social-Media-Formate aufbereitet — mit veranstaltungsbezogenen Vorlagen und Overlays.
Redaktion & Veröffentlichung
Beiträge werden im Redaktionskalender geplant, Freigaben koordiniert und zeitlich gesteuert veröffentlicht.
Funktionsbereiche
Die folgenden Funktionsgruppen bilden die Grundlage des Systems:
Aussteller- & Profilverwaltung
Veranstaltungsbezogene Verwaltung von Ausstellern und Unternehmensprofilen mit eigenständiger Erfassung durch die Aussteller.
Medienverwaltung
Zentrale Ablage und Verwaltung von Bildern, Videos und anderen Medien — strukturiert nach Ausstellern und Veranstaltungen.
Social-Media-Aufbereitung
Bild- und Videoaufbereitung für verschiedene Social-Media-Formate mit veranstaltungsbezogenen Vorlagen und Overlays.
Redaktionsplanung
Beitragsvorbereitung für Instagram und Facebook mit Redaktionskalender, zeitlicher Planung und gemeinsamer Terminierung mehrerer Beiträge.
Freigaben & Einwilligungen
Berücksichtigung von Veröffentlichungseinwilligungen und Freigabeprozessen — dokumentiert und nachvollziehbar.
Integrationen
Anbindung von Social-Media-Zielkonten und Telegram als zusätzlicher Eingang für Inhalte.
Hinweis: Der konkrete Funktionsumfang kann je nach Konfiguration und Integration variieren. Sprechen Sie uns auf Ihre spezifischen Anforderungen an.
Für wen ist das geeignet?
Messeveranstalter
Organisation der Zusammenarbeit mit zahlreichen Ausstellern, Koordination von Inhalten und einheitlicher Auftritt über alle Kanäle.
Eventagenturen
Professionelle Vorbereitung und Veröffentlichung von Veranstaltungsinhalten für verschiedene Kunden und Events.
Organisationen mit wiederkehrenden Veranstaltungen
Strukturierte Abläufe für regelmäßige Events mit vielen beteiligten Unternehmen und Partnern.
Weitere Einsatzbereiche sind möglich — sprechen Sie uns auf Ihre spezifische Situation an.
Entstanden aus der Praxis
Das System wurde bei der praktischen Organisation und Vermarktung von Hochzeitsmessen entwickelt — einem Umfeld mit vielen Ausstellern, komplexen Medienanforderungen und hohem Koordinationsbedarf. Die dabei gewonnenen Erfahrungen fließen kontinuierlich in die Weiterentwicklung ein.
Individuelle Anforderungen
Das Produkt kann an Ihre spezifischen Prozesse und Anforderungen angepasst werden — von der Konfiguration über individuelle Erweiterungen bis zur Integration in bestehende Systeme. Wir beraten Sie, welche Optionen für Ihr Vorhaben sinnvoll sind.
Häufige Fragen
Ist das Produkt sofort einsatzbereit?
Das System steht als funktionierende Basis zur Verfügung. Je nach Ihren Anforderungen kann eine Anpassung oder Konfiguration erforderlich sein — wir besprechen das im Erstgespräch.
Welche Social-Media-Plattformen werden unterstützt?
Die Beitragsvorbereitung ist auf Instagram und Facebook ausgerichtet. Weitere Plattformen können je nach Anforderung integriert werden.
Wie wird das Produkt betrieben?
Die Betriebsform (Hosting, Lizenzmodell, Support) wird individuell vereinbart und an Ihre Anforderungen angepasst.
Kann das Produkt in bestehende Systeme integriert werden?
Ja, Integrationen in bestehende Systeme sind möglich. Wir analysieren Ihre aktuelle Infrastruktur und schlagen passende Anbindungsoptionen vor.
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Besprechen Sie mit uns, ob und wie das Veranstaltungs-CMS & Ausstellerportal zu Ihrem Vorhaben passt.
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